変更内容を思い出す
顧客依頼、証拠ファイル、変更作業の状態、遅延記録、追加費用メッセージの下書きを一か所にまとめ、チャットやファイル履歴を探し直す負担を減らします。
Extra Ledgerで追加作業を記録する方法。
Extra Ledgerは、追加作業記録、変更作業の証拠、顧客遅延記録、追加費用メッセージ、ローカルバックアップ、証拠PDFを整理するローカル中心のアプリです。
現在の提供状況: Extra LedgerはGoogle Playのクローズドテスト中です。このガイドは公開できますが、アプリのインストールは招待されたテスターに限定されています。
基本の流れ
顧客が当初範囲外の作業を依頼したとき、承認返信が遅れたとき、証拠が複数のアプリに散らばったとき、精算前に変更内容を整理したいときに使います。
- 受信箱に依頼を集めます。 Androidの共有機能でテキスト、スクリーンショット、写真、PDF、ファイルをExtra Ledgerへ送ります。
- 案件を作成します。 現場、顧客、契約、作業単位で案件を作成します。
- 変更作業を記録します。 タイトル、説明、依頼者、作業場所、承認状況、作業状況、精算状況を残します。
- 証拠をリンクします。 依頼メッセージ、承認、見積、写真、完了記録、精算ファイルを変更作業に紐づけます。
- 顧客遅延の証拠を記録します。 資料や承認の依頼日、顧客返信日、遅延日数、調整後の期限を残します。
- 追加費用メッセージを作成します。 やわらかい文面、明確な文面、契約根拠を強調する文面、短いチャット用文面を作成し、確認後にコピーします。
- 証拠PDFを生成します。 下書きまたは最終PDFを作成し、外部で使う前に内容を確認します。
何に役立つか
外部で使う前に確認する
アプリはメッセージを自動送信せず、PDFも自動共有しません。ローカル下書き、ローカル証拠記録、生成PDFプレビューを確認してから外部で使います。
追加費用の会話を整理する
追加費用メッセージは、文面トーン、依頼概要、当初範囲、追加費用、契約根拠を入力して下書きとして保存します。コピー前に利用者が内容を確認します。
ローカル記録を守る
バックアップの書き出しと読み込みは、利用者が選ぶファイル操作です。Extra Ledgerは選択したZIPを書き込みまたは読み込み、Android Files、Google Drive、他の提供元が保存先を処理します。
各画面の役割
受信箱
共有された依頼、画像、PDF、メモ、ファイルが最初に入る場所です。チャットアプリやフォルダ内で顧客指示を見失うリスクを減らします。
案件
顧客、現場、作業、契約単位で変更作業をまとめます。アーカイブした案件は削除されず、有効一覧から外れます。
変更作業
各追加作業や変更依頼を記録する単位です。証拠ファイル名、遅延記録数、追加費用メッセージ数、状況、精算の文脈を確認できます。
設定とバックアップ
ローカル専用データ、フィードバック連絡先、1回限りのロック解除、バックアップ書き出し、バックアップ読み込み、言語動作を確認します。
追加費用メッセージ
追加費用メッセージ作成機能は、「この依頼は当初範囲外なので追加費用が必要です」と伝える場面のための機能です。アプリが自動送信することはありません。
| 文面タイプ | 使う場面 |
|---|---|
| やわらかい文面 | 関係性を保ちながら追加費用を伝えたいとき。 |
| 明確な文面 | 明らかに範囲外で、作業前に費用確認が必要なとき。 |
| 契約根拠 | 当初範囲、契約メモ、見積根拠を一緒に伝えたいとき。 |
| 短いチャット用 | メッセンジャーに貼り付けやすい短文が必要なとき。 |
重要: Extra Ledgerはローカルの下書きだけを作成します。メール、SMS、KakaoTalk、その他メッセンジャーに貼り付ける前に、必ず利用者が確認・編集してください。
顧客遅延の証拠
資料、承認、ファイル、決定の依頼日と顧客返信日を記録し、遅延日数と調整後の期限を確認します。顧客返信の遅れで工程が動いた場合に役立ちます。
記録項目
- 依頼した項目
- 依頼日
- 顧客返信日
- 当初期限
- 調整後期限
- 責任メモ
使い方
案件の文脈を残すために使います。PDFや顧客への説明に使う前に、日付と内容を自分で確認してください。
バックアップとローカル専用データ
Extra Ledgerには、アカウント、サーバー同期、サーバー復旧機能はありません。PDFを書き出す、ファイルを共有する、バックアップZIPを作成する場合にのみ、選択した場所へファイルが出ます。
バックアップを書き出す
ZIPバックアップを作成し、保存先を選びます。Files、Downloads、Google Drive、他のクラウドアプリ、メッセンジャーなどを選択できます。アップロードと同期は選択した提供元が処理します。
バックアップを読み込む
Android FilesまたはドキュメントプロバイダーからバックアップZIPを選びます。Extra Ledgerは復元前にmanifestとファイルハッシュを確認します。
端末紛失に注意: バックアップを書き出していない状態で端末を失った場合、Polenestのサーバーから案件記録を復旧することはできません。
無料モードと1回限りのロック解除
無料モードは、全体の流れを試すためのものです。
| 受信箱 | 無料モードでは最大20件。 |
|---|---|
| 案件 | 無料モードでは有効な案件1件。 |
| 変更作業 | 無料モードでは有効な変更作業2件。 |
| 証拠 | 無料モードでは変更作業ごとに証拠5件。 |
| 遅延記録 | 無料モードでは変更作業ごとに遅延記録2件。 |
| 追加費用メッセージ | 無料モードでは変更作業ごとに下書き4件。 |
| 最終PDF | 無料モードの最終PDFにはFree Modeウォーターマークが残ります。 |
FAQ
Extra Ledgerはメッセージを自動で読みますか?
いいえ。利用者が共有した内容だけがアプリに入ります。KakaoTalk、SMS、メール、メッセンジャーを自動で読むことはありません。
追加費用メッセージを自動送信しますか?
いいえ。アプリはローカルの下書きだけを作成します。確認後、利用者が手動でコピーします。
PDFとバックアップはどこに保存されますか?
PDFとバックアップZIPはローカルファイルです。保存または共有するときに、Android上で保存先を選択します。
端末を失った場合、Polenestはデータを復旧できますか?
いいえ。サーバー復旧機能はありません。重要な記録は定期的にバックアップを書き出してください。